タスク管理をTodoistにしてみた

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今までタスク管理サービスとしてはTrelloを使っていました。退職を機にもう少し真面目にタスク管理するにあたって色々調べ、試した結果、Todoistを使うことにしました。が、ちょっとまた揺らいでいます。

本記事はnoteに投稿した以下の記事をまとめて、加筆修正したものです。

Trelloではいけなかったのか

今までもTrelloというサービスを使ってました。これ無料の範囲でもメモを書き足したり、ファイルを添付できたりと、結構、色々使えます。正直、これで良いかなと思ってました。

ただ、Googleカレンダとの連携が弱い。カレンダにタスクを載せて一元管理したいと思ったのです。Trelloでもカレンダーを連携することはできるのですが、Trello側を変更してもすぐに反映されません。

タスク管理サービスを流浪

ネットで調べて、いくつかサービスを見つけました。とりあえず、その中からAsanaTodoistを試してみることにしました。

まずAsanaです。かなり高機能です。無料の範囲でコメントなども入れることができます。期日のみ管理するサービスが多い中、開始日も管理できました。もちろん、Googleカレンダとも連携できます。できるのですが、こちらもやはり反映にタイムラグがありました。

次にTodoistです。現在、有料プランのトライアル中です。無料の範囲ではコメントなど入れられないし、ラベルも使えないのが難点ですが、有料プランが他サービスより安いです。何より嬉しいのはGoogleカレンダーとの連携がほぼリアルタイムでした。

とりあえずTodoistをトライアル

という訳で、いくつかのツールで同じようにタスクを登録して使ってみました。それで1週間くらい使った上で、Todoistに絞ってさらにトライアルを続けてみました。

流れとしては以下の様になります。

・月曜午前に1週間分のスケジュールをざっとタスクベースで立ててタスク登録、スケジュール設定のタスクも毎週月曜の繰り返しタスクとして登録
・火〜金曜はその日の分のリスケやスケジュールの組み直しを火〜金曜の繰り返しタスクとして登録、毎日見直す
・大きなタスクはサブタスクに分解。個々のサブタスクに期日を設定。親タスクは子タスクをまとめるためのものとして、期日は設定しない
Todoistにはプロジェクト(無料機能)とラベル(有料機能)がある。プロジェクトは特に大きな固まりを設定したい時だけで、基本的にはラベルを利用。

プロジェクトとラベルですが、基本的にはラベルをメインにしました。例えば、noteに各ネタを書いたタスクはnoteラベルを付け、コンビニのくじや各種のクーポンの期限はクーポンラベル、といった感じでいくつかのラベルを作りました。また、上に書いたような月曜のスケジュール設定、火〜金曜のリスケは習慣化ラベルをつけています。ラベルをカテゴリ分けに使っています。

色々とタスク管理の仕方についてのブログとか見てますと、やはり期日を設定してスケジュールに落とすのが大事という話があちこちで出てきます。
もちろん、毎日、毎日同じタスクがリスケリスケで延期されていくのでは意味がありません。現役時代、当然、会社でもタスク管理しますが、正直、スケジュール管理できないメンバが多くて破綻するのが分かっていたのであまりスケジュールを追い込まなかったのですが、やはり、それはまずかったと今は反省しています。でも、できない、やらない、やる気もないメンバーにどうやらすかというジレンマもあり。できないものはできないのでやるだけ無駄なので難しいです。

とりあえず、Todoistで行こうと思いつつ、最後の迷いが…

3月末くらいから1ヶ月近く試して、Todoistで行けそうだと思いつつ、いくつか迷いがあります。

1つは、管理の仕方の問題。今が4月として、5月中にやらなければいけないタスクがあった場合、どうTodoistでタスク化するか。
期日としては5/31なのでそこを期日とするのが自然な考えです。パッとできるものであればそれでも良いですが、ある程度日数を要するものはどうするか。複雑なものであれば、サブタスクに分割して、個々のタスクは1〜2日に収める様にするのが良いと思います。が、そこまで複雑じゃない、やるだけなら1日で終わる様なものであれば、月末期限じゃ忘れそうというのもあります。
一つの解決策としては、5/1を当座の期日を設定し、上述の習慣化タスクで適宜見直していくというものがあります。ただ、ダラダラとリスケを繰り返しているようで、少々もやっとする部分もあります。最終最後の締め切りはコメントなどで記載します。リスケしすぎて期日を超過しないように気をつける必要があります。
その一つの改善案としては、親子にして親に最終期日を設定して、子は適宜リスケするというやり方は考えられます。子だけ見ると最終期日が分かりにくいですが、親があることは少し見れば分かるし、そこからすぐに親タスクに飛べます。親に飛んで、そこで見えているサブタスクのリスケをすれば、超過の心配も減るでしょう。

もう一つはサービスの話です。所謂タスク管理ツールを調べてAsanaとTodoist、そしてTorelloを調べてみましたが、そう言えばMicrosoftにもToDo(旧Planner)がありました。現役時代に少し使ったことがあります。
Todoistを使い続ける場合、有償版が前提になりますが、Microsoft ToDoは無料です。まあ、有料と言っても月448円(一年分一括で月あたり338円)なのですが。
とは言え、最近気づいてしまいました。また、あれだけこだわったカレンダとの連携ですが、結局、カレンダはカレンダ、タスクはタスクとして見たほうがわかりやすいという、あのこだわりはなんだったんだという心理に今はなっていて、ここまで試したのにTodoistへのこだわりが薄れているところもあります。

Microsoft ToDoも試してみた

MicrosoftのToDoも試して見ました。これはこれで良さそうな気はしました。無料でファイル添付もできるし、コメントも記入できます。Todoistで有料のリマインダも設定できます。繰り返しも問題ないです。

サブタスクはないですが、ステップというものがあります。サブタスクみたいにネストはできませんが、ネストするようなサブタスクを作ることは今のところないし、無駄に複雑にしても仕方ないのでこれは問題なさそうです。概ね良い感じでこれでいけるかとも思います。

しかし、上で書き忘れていましたが、Todoistの良い点として、GmailやEdge等のブラウザからタスク追加できるアドオンがあります。これがなかなか便利です。Webで後で見たいと思った記事とか、Gmailで後で確認したり対応したりする必要があるメールがあった場合、これらのプラグインからTodoistに簡単に追加できます。いわゆる「あとで読む」というものです。Webについては専用の別サービスがあるので良いですが、メールもタスクに追加できるのは便利です。

例えば、あるサイトを見ていて後でじっくり見ようと思ったら、ブラウザに入れてある拡張機能を使ってタスクに登録するだけです。サイトを見ている状態でTodoist拡張機能を左クリックすると、この様な画面が出ます。

Todoist・Webをタスクに追加1

ここの「Webページをタスクとして追加」をクリックすると、タイトルやURLの情報が自動的に取り込まれます。

Todoist・Webをタスクに追加2

そうしたら、スケジュールやプロジェクト、ラベル、優先度を必要に応じて設定します。自分の場合は、「あとで読む」という専用のプロジェクトを作ってあります。その中でもいくつかカテゴリを分けて、すぐに読むもの、いつか読んでみようくらいのもの、と分けています。
って、1件スケジュールを設定し忘れてますね。「いつか〜」は期日ないのでスケジュールは設定しません。

Todoist・あとで読むプロジェクト例

メールも同様です。GmailのWebアプリをパソコンでは使っているので、そちらにアドオンを入れています。
メールを読んでいて後で対応しようと思ったら、右の方にあるアドオンをクリックすると、同じように情報が反映された状態でタスク追加画面になるので、必要な情報を反映して追加するだけです。

Todoist・メールをタスクに追加

タスク管理的なものは全てTodoistに集約しておけば、あちこち見て回る必要もなく、そこだけ見れば漏れないという状況になります。これが大事です。

まとめ

タスク管理のやり方についてはある程度固まったと思っています。もちろん、今後も続けていて改善するべきところがあれば改善します。
Microsoft ToDoも検討して見ましたが、結局、Todoistでいくことにしました。

色々書いてきましたが、結局どのサービス、ツールを使うか、どういうやり方をするかはそれほど重要ではありません。必要なことができるツールで十分なことをやれば良いだけです。そんなわけで、最初は無料のサービスや、無料で色々できるサービスを使い、必要に応じて有料サービスを検討すれば良いと思います。

やり方についても、あまり頻繁にコロコロ変えるのはどうかと思いますが、やりやすいように変えていけば良いと思います。例えば、一時期、ボード式で未着手、進行中、完了といったカラムに分けて、タスクをカラムからカラムに移動させながら管理する手法が流行りましたし、自分も一時期やってましたが、今はやってません。別にそういう手法が良い悪いというわけではなくて、自分に合う方法を使えば良いと思います。

重要なのは、(1)タスクをとにかく書き出す、(2)必要に応じて分割したりまとめたり整理する、(3)期日を設定して適宜リスケする、の3点です。


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